Aufwendungen des Arbeitgebers für Sachleistungen oder Geschenke an seine Arbeitnehmer können regelmäßig als Betriebsausgaben geltend gemacht werden; sie sind allerdings grundsätzlich beim Arbeitnehmer lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Unter anderem gelten für die folgenden Sachzuwendungen aber steuer- und sozialversicherungsrechtliche Vergünstigungen:
Übliche Aufmerksamkeiten aus einem besonderen persönlichen Anlass (z. B. Blumen, Wein oder ein Buch zum Geburtstag oder zur Hochzeit) bleiben lohnsteuerfrei, wenn der Wert des Geschenks die Freigrenze von 60 Euro brutto je Anlass nicht überschreitet;1 Sozialversicherungsbeiträge fallen ebenfalls nicht an.
Sonstige Sachbezüge (z. B. auch Gutscheine oder Geldkarten)2 bleiben grundsätzlich steuerfrei, wenn der Wert – ggf. zusammen mit weiteren Sachbezügen – die Freigrenze von 50 Euro brutto monatlich nicht übersteigt (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG); die Zuwendungen sind dann auch sozialversicherungsfrei.
Für teurere Sachzuwendungen (z. B. im Rahmen von Incentive-Veranstaltungen oder für VIP- Eintrittskarten) kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer für alle betroffenen Arbeitnehmer pauschal mit 30 % übernehmen (vgl. § 37b EStG). Danach pauschal versteuerte Zuwendungen sind regelmäßig nicht sozialversicherungsfrei.3
Zuwendungen an Arbeitnehmer anlässlich von Betriebsveranstaltungen (z. B. Bewirtungen auf einer Weihnachtsfeier) bleiben lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei, soweit der Wert der Zuwendungen bei höchstens zwei Veranstaltungen jährlich für den einzelnen Arbeitnehmer nicht mehr als 110 Euro pro Veranstaltung beträgt.4
Für einen den Freibetrag übersteigenden Teil kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer pauschal mit 25 % (zzgl. Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer) übernehmen (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG); die pauschal versteuerten Zuwendungen sind dann beitragsfrei in der Sozialversicherung.
Weihnachtsgeschenke an Arbeitnehmer, die nicht bei einer Weihnachtsfeier überreicht werden, können ggf. im Rahmen der monatlichen Freigrenze von 50 Euro steuerfrei sein oder nach § 37b EStG mit 30 % pauschal versteuert werden; in diesem Fall ist die Pauschalversteuerung einheitlich für alle Zuwendungen an Arbeitnehmer im Jahr vorzunehmen.
Die Überlassung von betrieblichen Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräten (einschließlich der Software, die der Arbeitgeber auch in seinem Betrieb einsetzt) sowie deren Zubehör an Arbeitnehmer zur privaten Nutzung ist lohnsteuerfrei (§ 3 Nr. 45 EStG) und unterliegt nicht der Sozialversicherung; das gilt z. B. auch für damit im Zusammenhang stehende Telekommunikationskosten. Bei einer unentgeltlichen oder verbilligten Übereignung dieser Geräte liegt allerdings Arbeitslohn vor, der mit 25 % pauschal (zzgl. Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer) versteuert werden kann (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 EStG); bei Pauschalversteuerung liegt insoweit Sozialversicherungsfreiheit vor.